Estos apuntes tienen por objetivo dar al cliente una perspectiva global de las obligaciones de orden mercantil y fiscal que le van a acompañar en el inicio de su actividad, y asimismo darles unas pautas de cómo trabajar con nosotros para que nuestra colaboración sea lo más productiva posible. Siguiendo con nuestra labor pedagógica, en GRUPO GIE nos preocupa no solo informar a nuestros clientes acerca de sus derechos y obligaciones o aconsejarles en aquello que más les conviene, sino, además, formarles como empresarios para que a su vez mejoren la competitividad de su empresa. Deseamos que estos apuntes cumplan su finalidad orientativa, le sirvan de patrón y ayuda, pero sobre todo entrenen su mente para una exitosa aventura empresarial.                 

                                    Raimundo Díaz  - Director General.

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 "Iniciar una actividad empresarial siempre conlleva asumir una serie de retos de los que el nuevo empresario no es consciente en todos los casos, pero que siempre exigen de él una respuesta adecuada. Es un proyecto que suele acometerse con ilusión y con la esperanza de que las cosas vayan bien, y el negocio produzca una buena rentabilidad que traiga la prosperidad económica para el empresario y su familia. Pero, desgraciadamente, el hecho es que, con más frecuencia de la deseable, la realidad es más difícil de lo imaginado por el emprendedor,  y las pérdidas se conviertan en su compañero de viaje, ya que  el riesgo es consustancial a la actividad empresarial.  Es decir, la empresa supone en esencia un envite en el que hay mucho que ganar, pero que también puede acarrear disgustos de envergadura que, si llegan, deben coger al empresario preparado para afrontarlos de la mejor manera posible. Como toda actividad humana, la empresarial está sometida a unas reglas que el nuevo empresario debe conocer, al menos en sus  líneas básicas, para poder medir los riesgos que asume y las responsabilidades en que puede incurrir. Estas reglas, si hacemos abstracción de la relación con clientes y proveedores,  pueden resumirse en dos grandes apartados, que son los siguientes: 

Þ    Obligaciones de carácter mercantil.

Þ    Obligaciones de carácter fiscal. 

Además, existen otras obligaciones de carácter social, o laboral, cuyo desarrollo excede el ámbito de estos apuntes orientativos. A continuación, hacemos una somera descripción de estas obligaciones,  con la intención de que sirva cono orientación en el complicado mundo de la empresa".   

La sociedad viene obligada por la legislación mercantil a la llevanza de una contabilidad ajustada al Plan Contable,  respetando los principios de contabilidad, en especial los de Imagen fiel, Prudencia y Uniformidad, lo que implica un completo control sobre todos los ingresos y gastos mediante un correcto reflejo contable de la facturación emitida y recibida, así como de los movimientos  de tesorería, particularmente los movimientos de cuentas bancarias. Esto es muy conveniente, no solo porque nos obliga la normativa, sino porque, además, se traduce en un mejor control de los gastos, con el consiguiente beneficio propio. 

Para una correcta ejecución contable, la asesoría depende de la información facilitada por el cliente, de tal forma que, si ésta falla, la asesoría se va imposibilitada para llevar a cabo correctamente su trabajo, con el consiguiente perjuicio para la empresa. Eso, sin contar con que una contabilidad incorrecta puede conllevar en algunos casos la imposición de sanciones administrativas.

 Los administradores de la Sociedad deben velar porque la gestión de la empresa sea la adecuada para la actividad que realiza y de que se cuente con la correcta asignación de medios para llevarla a cabo, sin escasez, que puede dificultar el cumplimiento de los compromisos adquiridos, y sin excesos, pues ello implica asumir unos costes superiores a los necesarios, lo que significaría una pérdida de beneficios, o un aumento de la ineficiencia.

La legislación mercantil protege a los socios y accionistas garantizando que, en un contexto de respeto a la normativa, sólo responden con sus aportaciones al capital en el caso de que el proyecto empresarial vaya mal y no produzca los rendimientos esperados, lo que ocurre con más frecuencia de la deseable. Pero, en el caso de los Administradores, que en las pequeñas y medianas empresas suelen ser los propios socios y accionistas más significativos, la ausencia de responsabilidad patrimonial sólo se produce cuando su gestión sea eficiente y, sobre todo, prudente y respetando la normativa, que es muy exigente en esta materia, por lo que hay que vigilar muy especialmente los resultados económicos, ya que la Ley de Sociedades impone que si se producen pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, la sociedad debe aumentar el capital o reducirlo en la medida necesaria para sanear las pérdidas. Otra posibilidad es la de disolverse, aunque ésta es más drástica. La reducción de capital sólo puede hacerse cuando el capital social estaba originariamente por encima de los mínimos legales, lo que hace particularmente interesante constituir la sociedad con un capital lo más elevado posible para permitirnos esta operación y para darnos un margen más amplio a la obtención de pérdidas. Imaginemos una empresa que se constituye con el mínimo legal, fijado hoy en 3.005,06 euros. Le bastaría obtener unas pérdidas de 1.503 euros para estar en la obligación legal de disolver la Sociedad. Podemos asegurar que esas pérdidas se alcanzan con una extraordinaria facilidad en la primera etapa de funcionamiento, en la que los ingresos suelen hacerse esperar, pero los gastos fluyen como un torrente. 

Sería muy conveniente que el capital social se fije en una cantidad que permita cubrir los desembolsos a realizar por las primeras inversiones y para afrontar los primeros gastos, mientras empiezan a fluir los ingresos. Hay que tener en cuenta que la obtención de financiación bancaria es particularmente difícil en esta etapa. 

En el caso de que exista obligación de disolver y los administradores no lo hagan contraviniendo la normativa, pueden llegar a responder solidariamente de las deudas de la sociedad con su propio patrimonio, lo que es un asunto serio que debe hacer reflexionar a los administradores para actuar siempre  con el debido respeto a las normas.

Destacamos las obligaciones formales y registrales más importantes:

-LLEVANZA DE LIBROS DE CONTABILIDAD CON ARREGLO AL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD. LOS LIBROS OBLIGATORIOS SON EL LIBRO DIARIO, LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, Y EL LIBRO DE ACTAS.

-LAS SOCIEDADES UNIPERSONALES DEBEN LLEVAR, ADEMÁS, UN LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS CON EL SOCIO ÚNICO.

-LAS SOCIEDADES ANÓNIMAS DEBERÁN LLEVAR UN LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, Y LAS SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA UN LIBRO REGISTRO DE SOCIOS. EL ARTÍCULO 30 DEL CÓDIGO DE COMERCIO OBLIGA A LA CONSERVACIÓN DE TODOS LOS LIBROS DURANTE SEIS AÑOS A CONTAR DESDE LA FECHA DEL ÚLTIMO ASIENTO REFLEJADO EN LOS MISMOS.

-FORMULACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES EN EL PLAZO DE TRES MESES DESDE EL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.

 -LEGALIZACIÓN DEL LIBRO  DIARIO Y EL DE BALANCES  EN EL REGISTRO MERCANTIL EN UN PLAZO DE CUATRO MESES DESDE EL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO. EL LIBRO DE ACTAS SE PRELEGALIZA ANTES DE SU UTILIZACIÓN. PUEDE LLEVARSE DE FORMA MANUAL O INFORMÁTICA.

-CELEBRACIÓN DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIA PARA APROBACIÓN DE LAS CUENTAS EN EL PLAZO DE SEIS MESES DESDE EL CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO.

-DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES (BALANCE, CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS, MEMORIA E INFORME DE GESTIÓN, EN SU CASO) EN EL REGISTRO MERCANTIL DURANTE EL MES SIGUIENTE  AL DE LA CELEBRACIÓN DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIA, EN LA QUE SE HABRÁN APROBADO LAS CUENTAS ANUALES.

-LAS SOCIEDADES QUE SUPEREN DETERMINADOS LÍMITES REFERIDOS A CIFRA DE NEGOCIOS, SUMA DE BALANCE O NÚMERO  MEDIO DE TRABAJADORES, ESTÁN OBLIGADAS A AUDITAR SUS CUENTAS ANUALES.
 

El ámbito fiscal es muy complejo y cambiante. Es donde se pone de manifiesto con mayor claridad la necesidad que tiene el empresario de una ayuda externa para realizar una gestión correcta.

La actividad empresarial está sometida, en general, a las liquidaciones del Impuesto de Sociedades (que grava los beneficios) y  al  IVA, que debe repercutirse a los clientes y que, debido al mecanismo de las deducciones, no supone normalmente un coste para la empresa, que se constituye, por imperativo legal en un agente recaudador para Hacienda (lo mismo que ocurre con las retenciones que la empresa tiene que practicar en unos casos y soportar en otros y que, en todo caso suponen un coste de gestión, en el caso de retenciones practicadas,  o bien financiero, en el caso de las soportadas). Veámos a continuación cada uno de estos impuestos:

EL IVA Y LAS RETENCIONES DE IRPF>  

¿Cómo funciona el IVA?.

Es un impuesto indirecto.  No grava el beneficio de nada, grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias de bienes y las importaciones.

Las entregas de bienes entre particulares (es decir, entre no empresarios), no lo grava el IVA, en todo caso lo gravaría el impuesto de transmisiones patrimoniales.

Los particulares pagan el IVA a los empresarios o a los profesionales de los que requieran servicios.  Estos empresarios y profesionales son los que ingresan el IVA a Hacienda.  Es decir, los comerciantes y profesionales “recaudan” el IVA de los particulares, y de otros empresarios. A este IVA se le llama IVA REPERCUTIDO.

Por otro lado el empresario o profesional también paga un IVA a sus proveedores llamado IVA SOPORTADO. Pues bien, el IVA que finalmente ingresa en Hacienda el empresario o profesional es la diferencia entre el que recibe de los particulares y de otros empresarios y el que paga a sus proveedores. 

No obstante, el IVA  presenta algunos problemas.  Por ejemplo, cuando se vende al público en general, el IVA se cobra al momento, sin embargo es habitual que una empresa que venda a otras empresas, cobre más tarde –por ejemplo- a 120 días. En estos casos, siempre vamos a tener que pagar el IVA a Hacienda antes de cobrar la factura. Como solución: bien hacemos una planificación financiera para tener liquidez cuando llegue el impuesto o bien  se solicita un aplazamiento a Hacienda. Otro problema se suscita con el IVA es cuando resulta impagada una factura, y hay que pagar a Hacienda el impuesto.

¿En qué consisten las retenciones de IRPF?.

Las empresas deben retener un dinero a sus trabajadores y proveedores que sean profesionales autónomos en concepto de rendimiento de la renta de las personas físicas. Dichas retenciones deberá liquidarlas la empresa en concepto de pago a cuenta, como si las hicieran los obligados tributarios, esto son, los trabajadores y proveedores. En estos casos, la empresa actúa como un agente "recaudador" de la Hacienda Pública.

La retención que debe aplicarse a los trabajadores será la que resulte de diversas circunstancias: salario anual, circunstancias familiares, si existe otro pagador, etc.

En el caso de proveedores, las retenciones a practicar son:

¿Cómo y cuándo se paga el IVA y las retenciones de IRPF?.  

La presentación de estos impuestos se efectuará OBLIGATORIAMENTE, de manera telemática, si la liquidación da lugar a un pago, será necesario, que usted obtenga a través de su Banco o Caja, la clave alfanumérica NRC, la cual debe facilitarnos para que procedamos a la presentación telemática. Otra fórmula es la de la domiciliación bancaria de los impuestos, facilitándonos simplemente el número de cuenta para poder efectuar el cargo (siempre cinco días antes del vencimiento del impuesto de que se trate).

 Tanto el IVA como las Retenciones de IRPF, en el caso de empresas de reducida dimensión, se liquida de forma trimestral en los siguientes plazos. 

 *En el cuarto trimestre el plazo para el IVA se amplía, no así para las retenciones, que vence el 20 de enero. 

EL IMPUESTO DE SOCIEDADES>

¿Cómo funciona el ISoc?.

Es un impuesto que grava los beneficios de las entidades con personalidad jurídica.  Es un impuesto que se confecciona tomando como base  la contabilidad de la empresa y efectuando los ajustes necesarios para adaptar los resultados contables a la normativa fiscal. Son sujetos pasivos de este impuesto, entre otros, las sociedades mercantiles con personalidad jurídica (sociedades limitadas, anónimas, sean laborales o no).

La mecánica de este impuesto es la siguiente: se realiza la contabilidad por partida doble de la entidad, y se refleja en el impuesto.  A los beneficios, se le aumentan el pago del propio impuesto de sociedades si lo hubiera, así como los pagos de gastos no deducibles fiscalmente, como pueden ser –por ejemplo- los pagos de multas. Y ello nos dará la base imponible del impuesto, a la que se le aplicará el porcentaje correspondiente. Una vez obtengamos la cuota, deducimos desgravaciones y pagos a cuenta.

Tenemos que tener en cuenta que la contabilidad mercantil que llevamos normalmente, no tiene por qué ser igual que la contabilidad fiscal.  Por ejemplo, si a un vehículo de la empresa le ponen una multa, tendremos que contabilizar la salida del banco, y anotar el gasto de la multa.  Sin embargo, ese gasto no es fiscalmente deducible.  Por este motivo, el formulario del impuesto de sociedades tiene una página de ajustes extracontables, destinada a que la contabilidad mercantil dé como resultado la base imponible fiscal del impuesto.

También es importante que Vd. tenga en cuenta lo que son las operaciones vinculadas, y las relaciones de la empresa con aquellas del grupo. Las operaciones vinculadas son aquellas realizadas entre la sociedad y sus socios, o el administrador, o entre empresas del grupo.  Estas operaciones tienen que declararse a precio de mercado, independientemente de como se realice en realidad la operación. Por ejemplo, supongamos que el administrador de la empresa, alquila a ésta un inmueble para oficinas.  Independientemente de que el precio que se establezca para el alquiler sea muy bajo o muy alto, es obligatorio consignar tanto en el Impuesto de Sociedades, como en el de la Renta de la Personas Físicas un valor ajustado al mercado. Para ello, se realizarán los ajustes necesarios en el propio Impuesto de Sociedades. Todas las leyes que han regulado el impuesto de sociedades han establecido reglas para determinar cual es el valor de mercado, aunque ninguna es precisa.  Sin embargo, puede comunicarse con carácter previo al inicio de las operaciones vinculadas, su valor a la administración tributaria a efectos de determinarlo.

¿Cómo se paga el ISoc?.

En el caso de que la empresa obtenga beneficios, también existe la obligación de liquidar periódicamente (20 de abril, 20 de octubre y 20 de diciembre) unos pagos fraccionados a cuenta del Impuesto de sociedades definitivo. 

EL MODELO 347>

Además, la empresa debe darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas en las actividades que ejerzan, las cuales deben estar comprendidas en su objeto social. La empresa está exenta del IAE durante los 2 primeros ejercicios económicos, siempre que no se hubiese desarrollado la misma actividad bajo otra titularidad. A partir del tercer año se pagará la cuota correspondiente, siempre que dos ejercicios antes hubiera facturado más de 1 millón de euros. 

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